Politique de confidentialité

Chez RPS, nous respectons la vie privée de nos clients et nous nous engageons à garder vos informations personnelles exactes, confidentielles, sécurisées et privées. Nous avons adopté la politique de confidentialité suivante afin de garantir que le SPR continue à respecter son engagement en matière de protection de la vie privée.

Les sections suivantes, lues dans leur ensemble, constituent la politique de confidentialité du SRP :

Introduction

RPS fournit une variété de produits et de services aux évaluateurs, aux courtiers en prêts hypothécaires, aux prêteurs hypothécaires, aux avocats et au public, y compris, mais sans s’y limiter, des services d’évaluation de biens immobiliers, de développement de logiciels, de services de gestion des relations avec la clientèle, de logiciels de bureau, de produits de données agrégées, de produits technologiques basés sur le web et d’autres services de conseil en immobilier.

Dans le cadre de la fourniture de ces produits et services, RPS peut collecter, utiliser et divulguer certaines informations personnelles concernant ses clients. RPS peut également recevoir des affiliés de RPS et des institutions financières clientes des informations personnelles sur leurs clients. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont RPS traite les informations personnelles qu’il recueille ou reçoit.

On entend par « informations personnelles » les informations concernant un client individuel identifiable. Il peut s’agir, entre autres, du nom de la personne, de son adresse personnelle ou d’autres informations financières, d’informations relatives à sa carte de crédit, de ses préférences personnelles et d’autres informations concernant sa famille. Les informations personnelles ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.

La politique de confidentialité du SRP est fondée sur la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »), qui comprend les dix principes de confidentialité énoncés dans le code type de l’Association canadienne de normalisation pour la protection de la vie privée, et elle s’y conforme. Pour plus d’informations sur cette législation, veuillez consulter le site web officiel de la Commission de la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante : https://www.priv.gc.ca/en/.

La présente politique de protection de la vie privée décrit les dix principes appliqués par le SPR pour garantir la protection de vos informations personnelles lorsque nous les recueillons, les utilisons ou les divulguons dans le cadre de nos activités commerciales au Canada. Tous nos employés qui ont accès aux informations personnelles doivent adhérer à la politique de protection de la vie privée du SPR et aux procédures qui s’y rapportent. À cette fin, RPS a nommé un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect de la législation par tous les employés de RPS et de répondre à vos préoccupations en matière de protection de la vie privée.

Les dix principes de la vie privée

Les dix principes suivants régissent nos actions en ce qui concerne l’utilisation des informations personnelles :

Principe 1 – Responsabilité
RPS est responsable de toutes les informations personnelles en sa possession ou sous sa garde, y compris les informations personnelles divulguées à des tiers dans le but de fournir les services demandés par nos clients, nos employés ou vous-même.

Principe 2 – Identification des objectifs
RPS reçoit des informations personnelles qui lui sont fournies par ses affiliés et ses clients, y compris les institutions financières, les courtiers, les avocats, entre autres, et qui sont nécessaires pour permettre à RPS de fournir les services demandés. Nous sommes tenus de protéger la confidentialité de ces informations personnelles et il nous est interdit de faire quoi que ce soit avec ces informations personnelles que vous ne nous avez pas autorisés à faire. Nous avons pour politique de traiter vos informations personnelles de la manière autorisée par vous ou par la politique de confidentialité de votre institution financière en vertu de laquelle les informations ont été collectées.

Sauf si la LPRPDE prévoit une exception à l’obligation d’obtenir le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des informations personnelles, RPS compte sur ses affiliés ou ses institutions financières clientes, qui sont tous liés par la LPRPDE, pour obtenir le consentement de leurs clients avant de fournir à RPS les informations personnelles de ces derniers. RPS informe ses clients des raisons pour lesquelles il utilise ou divulgue toute information personnelle, avant ou au moment où les informations sont fournies à RPS par le client.

Principe 3 – Consentement
RPS demandera à ses affiliés ou clients d’obtenir votre consentement avant ou au moment de recevoir, d’utiliser ou de divulguer vos informations personnelles. Si RPS recueille des informations personnelles directement auprès de vous, il vous demandera d’abord votre consentement avant ou au moment de la collecte.

Le consentement peut être explicite ou implicite. Dans certains cas limités, le consentement peut être donné par un représentant autorisé, tel qu’une personne détenant une procuration ou un tuteur légal. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf exceptions. Toutefois, RPS peut collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement dans des circonstances exceptionnelles où cette collecte, cette utilisation ou cette divulgation est autorisée ou requise par la loi.

Principe 4 – Limitation de la collecte
Les informations collectées par RPS seront limitées aux détails nécessaires aux fins qu’il a identifiées pour le client, pour vous, ou pour exécuter les services demandés. Les informations seront collectées par des moyens justes et légaux.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Les informations personnelles ne seront collectées, utilisées ou divulguées qu’aux fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement, ou pour d’autres utilisations ou divulgations requises ou autorisées par la loi. Les informations personnelles ne peuvent être conservées que pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées, sous réserve de nos pratiques normales de conservation des dossiers afin de respecter les lois applicables.

Dans certaines circonstances exceptionnelles prévues par la LPRPDE, RPS peut avoir l’obligation légale ou le droit de divulguer des renseignements personnels à votre insu et sans votre consentement, notamment lorsque cette divulgation est nécessaire pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance émis par un organisme ayant le pouvoir de contraindre à une telle divulgation ou lorsque la divulgation est faite à une institution gouvernementale si nous avons des motifs raisonnables de croire que les informations se rapportent à une infraction à la législation du Canada ou d’une province, ou à des questions de sécurité nationale.

Principe 6 – Précision
RPS conservera les informations personnelles aussi précises, complètes et actuelles que nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés pour lesquels elles ont été collectées. Vous pouvez faire modifier ces informations si elles s’avèrent inexactes ou incomplètes.

Principe 7 – Protection des données personnelles
Toutes les informations personnelles que vous ou nos clients nous fournissez sont conservées en toute sécurité et restent strictement confidentielles. Les informations personnelles sont protégées par des mesures organisationnelles, physiques et techniques adaptées à leur degré de sensibilité.

Principe 8 – Ouverture
RPS mettra à la disposition de ses clients et du grand public des informations sur les politiques et procédures qu’il utilise pour gérer les données à caractère personnel. Les clients et le grand public ont accès à ces informations par le biais de nos sites web, ou par d’autres moyens si la demande en est faite.

Principe 9 – Accès
Sur demande écrite de votre part, vous serez informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos données personnelles et vous pourrez y accéder. RPS répondra à ces demandes aussi efficacement que possible. S’il est interdit à RPS de fournir un tel accès, nous expliquerons les raisons de ce manque d’accès, sauf si la loi l’interdit. Cependant, votre droit d’accès n’est pas absolu. Lorsque la loi le permet, nous pouvons refuser l’accès dans certaines situations, par exemple lorsque les informations demandées sont soumises au secret professionnel, lorsque les informations demandées révéleraient des informations commerciales confidentielles ou des informations personnelles concernant une autre personne. Avant de fournir l’accès, nous demanderons une preuve d’identité pour nous assurer que vous avez le droit de recevoir cet accès.

Principe 10 – Traitement des plaintes et des suggestions
Les clients et les membres du grand public au sujet desquels Brookfield RPS a recueilli, utilisé ou divulgué des informations personnelles peuvent contester le respect par RPS de la présente politique de confidentialité. RPS dispose de politiques et de procédures pour recevoir, examiner et répondre aux plaintes et aux questions concernant la présente politique de confidentialité et la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles. Vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée du SPR pour lui faire part de vos préoccupations ou pour demander l’accès à vos informations personnelles. Les coordonnées des personnes à contacter figurent à la fin du présent document.

Application des dix principes de protection de la vie privée – Comment nous traitons vos informations personnelles :

Les clients et les membres du grand public pour lesquels RPS a collecté, reçu, utilisé ou divulgué des informations personnelles peuvent contester le respect par RPS de la présente politique de protection de la vie privée. RPS dispose de politiques et de procédures pour recevoir, examiner et répondre aux plaintes et aux questions concernant la présente politique de confidentialité et la collecte, la réception, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles. Vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée du SPR pour lui faire part de vos préoccupations ou pour demander l’accès à vos informations personnelles. Les coordonnées des personnes à contacter figurent à la fin du présent document.

Application des dix principes de protection de la vie privée – Comment nous traitons vos informations personnelles :

Le type d’informations que nous collectons ou recevons :

RPS reçoit, recueille et utilise les types d’informations personnelles suivants afin de fournir à ses clients ou à vous-même les produits et services demandés :

• Nom
• Adresse
• Numéro(s) de téléphone
• Valeur marchande approximative du bien acheté/financé/transféré
• Adresse du bien acheté/financé/transféré
• Des informations spécifiques sur le financement des prêts potentiels sont parfois collectées.
• Les documents créés et traités dans le cadre de transactions qui sont stockés en tant que service de reprise après sinistre pour les cabinets d’avocats qui utilisent certains de nos progiciels.

Toutes les informations que vous nous fournissez sont conservées en toute sécurité et restent strictement confidentielles. La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux données agrégées à partir desquelles il n’est pas possible de déterminer l’identité d’une personne spécifique. RPS se réserve le droit d’utiliser les données agrégées de la manière qu’il juge appropriée.

Comment vos informations sont utilisées

Chez RPS, les informations personnelles sont utilisées à trois fins générales :

1. Pour communiquer avec vous afin de vous fournir, à vous ou à votre représentant, nos produits et services.
2. Des informations transactionnelles pour contrôler notre niveau de service et rendre compte à nos clients afin de s’assurer qu’ils sont satisfaits de la fourniture de ces services.
3. Nous n’utiliserons les informations personnelles qu’aux fins que nous avons indiquées. Si nous souhaitons utiliser vos informations à d’autres fins, nous vous en informerons, ainsi que nos clients, afin d’obtenir leur consentement.

Nous n’utiliserons les informations personnelles qu’aux fins que nous avons indiquées. Si nous souhaitons utiliser vos informations à d’autres fins, nous vous en informerons et obtiendrons votre consentement.

Nous pouvons tirer des données agrégées et statistiques des informations personnelles que nous collectons ou que nous recevons de nos clients. Ces données sont rendues anonymes de sorte qu’il n’est pas possible de déterminer l’identité d’une personne spécifique à partir de ces données. RPS se réserve le droit d’utiliser les données anonymes et agrégées de la manière qu’il juge appropriée.

Quand pouvons-nous divulguer vos informations personnelles ?

RPS est tenu de préserver la confidentialité de vos informations personnelles, sauf dans les circonstances suivantes :

Lorsque vous l’autorisez

1. Un grand nombre des services proposés par le SPR exigent que nous obtenions des informations personnelles vous concernant afin de fournir les services pour lesquels nous avons été engagés. Nous demanderons à nos clients d’obtenir votre consentement pour nous divulguer ces informations personnelles afin que nous puissions fournir les services demandés et que nous puissions divulguer les résultats de nos services à nos clients (lorsque les résultats contiennent vos informations personnelles).
2. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve d’éventuelles implications juridiques (dont nous vous informerons). Si vous nous retirez votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation de certaines informations personnelles pour lesquelles vous nous avez donné votre accord, nous pourrions être dans l’incapacité de continuer à fournir tout ou partie des services demandés.

Lorsque la loi l’exige

1. Dans certains cas, lorsque la loi nous oblige à divulguer des informations personnelles, par exemple dans le cas d’une citation à comparaître, d’un mandat ou d’une décision de justice dont il est question au principe 5 ci-dessus, nous pouvons être tenus de divulguer certaines informations aux personnes spécifiées dans la citation à comparaître, le mandat ou la décision de justice. Nous ne fournirons que les informations spécifiques demandées et seulement après nous être assurés que les autorités ont des motifs légitimes de demander ces informations.
2. Lorsque la loi l’autorise
3. La loi PIPEDA prévoit certaines situations dans lesquelles le SPR est légalement autorisé à divulguer des informations personnelles sans votre consentement. Les exemples incluent, sans s’y limiter, les situations impliquant le recouvrement d’une dette envers nous, lorsque la divulgation est nécessaire en raison d’une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, ou lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire que les informations sont liées à une infraction aux lois du Canada ou d’une province, ou à des questions de sécurité nationale.

Avec qui nous pouvons partager vos informations

• Employés de RPS
  Dans le cadre des activités quotidiennes, l’accès aux informations personnelles sensibles est limité aux employés ayant une raison légitime d’y accéder. En tant que condition d’emploi, les employés de RPS sont tenus de respecter toutes les lois et réglementations applicables, y compris la présente politique de protection de la vie privée.

L’utilisation ou la divulgation non autorisée d’informations confidentielles sur les clients par un employé des SRP est interdite et peut donner lieu à des mesures disciplinaires.

• Affiliés RPS
  Afin de mieux servir nos clients, nous pouvons partager certaines de vos informations personnelles avec nos affiliés. Nous ne le ferons qu’avec votre consentement exprès et vous pouvez le retirer à tout moment. La procédure de retrait du consentement est décrite ci-dessous dans la section « Exclusion ».
• Fournisseurs tiers RPS
  Comme vous le savez peut-être, nous pouvons engager et coordonner des fournisseurs tiers pour fournir certains services offerts par l’intermédiaire des SRP.

Ces fournisseurs ne reçoivent que les informations nécessaires pour fournir le service spécifique pour lequel nous les avons engagés. Les fournisseurs sont tenus de protéger la confidentialité de vos informations personnelles et il leur est interdit de faire quoi que ce soit avec ces informations que nous ne les ayons pas autorisés à faire. Ils sont tenus de traiter vos informations personnelles d’une manière conforme à la politique de protection de la vie privée du SPR.

• Vente d’entreprise
  Nous pouvons transférer vos informations personnelles identifiables à un tiers dans le cadre d’une vente, d’une fusion ou d’une autre cession (qu’il s’agisse d’actifs, d’actions ou autres) de notre entreprise.

Comment nous protégeons les informations

RPS a mis en place des contrôles étendus pour maintenir la sécurité de ses informations et de ses systèmes d’information. Les dossiers des clients sont stockés en fonction de la sensibilité des informations qu’ils contiennent.

RPS utilise des outils de sécurité réseau, tels que des pare-feu, pour protéger les informations personnelles. Nous utilisons également des identifiants uniques pour identifier, authentifier et autoriser tous les employés qui peuvent accéder à vos informations personnelles, les consulter ou les traiter. Nous utilisons une technologie de cryptage lors du stockage des informations et nous cryptons les données lorsque nous transportons ou communiquons des informations sur des canaux de communication ouverts à une autre partie.

L’accès physique aux zones où les informations personnelles sont collectées, traitées ou stockées est limité aux employés autorisés.

Lorsque vous téléphonez à un employé du SPR pour parler de votre dossier, il se peut que l’on vous demande certaines informations personnelles pour vous identifier. Ce type de mesure de protection vise à garantir que vous seul, ou une personne autorisée par vous, avez accès à votre dossier.

Sécurité du site web

Afin de mieux vous servir, RPS offre à ses clients l’accès à certaines informations par le biais de ses sites web.

www.rpsrealsolutions.com fournit des informations générales sur RPS et sur les produits et services qu’il propose.

Le site web du SPR contient des liens vers d’autres sites web, y compris ceux de ses partenaires commerciaux. RPS n’est en aucun cas responsable et ne peut garantir le contenu ou la confidentialité des autres sites liés à www.rpsrealsolutions.com.

Accès et modification des informations

En tant que client, vous avez le droit d’accéder aux informations personnelles que nous conservons dans votre dossier et vous avez le droit de vérifier ou de modifier les informations s’il s’avère qu’elles sont inexactes. Si vous souhaitez consulter les informations personnelles contenues dans votre dossier ou les modifier, veuillez en faire la demande par écrit en envoyant un courrier électronique à marcomm@rpsrealsolutions.com.

Pour effectuer une modification, veuillez adresser une demande similaire par écrit au responsable de la protection de la vie privée.

Refus de participer

Afin de vous fournir ses services et produits, RPS partagera, avec votre consentement, vos informations personnelles avec d’autres sociétés affiliées à RPS. Si vous ne souhaitez pas recevoir de matériel promotionnel de la part de ces sociétés ou que vos informations personnelles soient partagées avec elles, veuillez contacter RPS à l’adresse suivante : marcomm@rpsrealsolutions.com.

Informations anonymes et « cookies

RPS peut collecter des informations anonymes vous concernant. Cela signifie que les informations collectées ne peuvent pas être reliées à une personne spécifique. Par exemple, nos serveurs web peuvent enregistrer automatiquement certaines informations lorsque vous visitez les sites web du SPR. Ces informations sont collectées à l’aide de « cookies » et peuvent inclure les pages que vous avez visitées, votre adresse IP (Internet Protocol) et d’autres statistiques d’utilisation du site. Ces informations anonymes sont utilisées uniquement à des fins de recherche et d’analyse (par exemple pour évaluer le nombre de visiteurs de nos sites web ou les pages qu’ils visitent le plus souvent). Il ne révèle aucune information personnelle sur vous, l’utilisateur. Ces données agrégées peuvent être divulguées à des tiers, mais jamais avec des informations d’identification personnelle.

« Cookies »

Les « cookies » sont de petits fichiers texte contenant un numéro d’identification unique qui permet à nos ordinateurs d’identifier votre navigateur web (mais pas vous) chaque fois que vous visitez l’un de nos sites web qui utilise des cookies. Ces informations permettent à RPS d’améliorer la fonctionnalité du site ainsi que la navigation et la sécurité de votre session.

La plupart des grands sites web utilisent cette technologie et la plupart des navigateurs sont configurés pour les accepter.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez un cookie, et vous pouvez refuser de les accepter entièrement. Toutefois, si vous refusez d’accepter les cookies, vous risquez de limiter les fonctionnalités que nous pouvons vous offrir lorsque vous visitez notre site.

Lieux de stockage et de traitement

RPS peut faire appel à des prestataires de services situés en dehors du Canada pour traiter les informations personnelles. La législation des pays dans lesquels ces services de traitement sont effectués peut prévoir un niveau de protection de vos informations personnelles différent de celui prévu par la LPRPDE. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur nos politiques et pratiques concernant l’utilisation de fournisseurs de services en dehors du Canada, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante : marcomm@rpsrealsolutions.com.

Dernière mise à jour le 11 juin 2019